Unidad 5: Ortografía y Gramática

5.1 Revisar mientras se escribe

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en azul. Lo hará a medida que vayas escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa. Word no podrá detectar errores gramaticales hasta que la frase esté acabada, por ejemplo, con un punto.

Éstas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimes el documento no se imprimirán.

Para corregir el error debes colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que te permitirá elegir una de las palabras sugeridas.

•  Ortografía. En este caso, para el error jugete nos ofrece este menú contextual.

 Vez que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete, jubete y juguetee. Deberás hacer clic sobre la que te interese. Esta es la forma básica de corregir nuestros documentos.

Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encuentras otras opciones interesantes:

- Omitir todo: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estás utilizando nombres propios o marcas comerciales que no están incluidos en el diccionario. En tal caso, debes omitir el error. Si quieres que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, debes seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podrás omitir todas, sino que deberás Omitir una vez. Sin embargo esta opción no aparece en el menú contextual, para poder usarla deberás abrir el panel Ortografía pulsando F7.

- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
Puedes agregar palabras al diccionario si estas seguros de su existencia. Por ejemplo, términos científicos que no suelen estar contemplados.
O bien, por motivos prácticos. Si utilizas constantemente el nombre de la empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los documentos.

• Gramática. En el ejemplo la palabra sugerida frente al error gramatical es Este, con lo que la frase quedaría "Este autobús ... "

La opción Omitir una vez, con el significado que ya has visto, y la opción Gramática ... que abre el panel de gramática que verás a continuación.

Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. Ésto se debe a que, al abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su contenido. Si utilizas Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no te interesará tener activa la corrección. En ese caso es mejor que la desactives.

5.2 Forzar la revisión. Paneles 

Si no quieres ir cambiando cada una de las palabras manualmente, puedes recurrir a forzar la revisión una vez hayas terminado de escribir. Lo haras desde la pestaña Revisar > grupo Revisión > opción Ortografía y gramática, o bien pulsando la tecla F7.

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y lo mostrará en el panel Ortografía o en el panel Gramática para que escojas la opción más correcta, de forma similar a como acabas de ver con el menú contextual, la diferencia es que en el panel hay más opciones disponibles.

Panel ortografía.

En la parte superior del panel, el título del panel: Gramática. A continuación aparece la palabra causante del error, en el ejemplo, jugete.

En la siguiente línea aparecen los botones Omitir, Omitir todo y Agregar (al diccionario). El significado es el mismo que el del menú contextual.

Debajo hay una zona que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.

Para cambiar la palabra errónea por la sugerida únicamente debes asegurarnos de que esté seleccionada la que deseas aplicar y pulsar uno de los dos botones siguientes Cambiar o Cambiar todo. La mayoría de veces la primera opción será la correcta, de modo que ni siquiera tendrás que molestarte en seleccionar la palabra.

Cambiar: Cambia sólo el error en la posición del documento que estas viendo, es decir, corrige el error una vez.

Cambiar todo. Cambia el error a lo largo de todo el documento que estas viendo, es decir, corrige el error todas las veces que se haya producido.

Más abajo aparece el icono de un altavoz, al pulsarlo se oye una voz pronunciando la palabra.

En la parte inferior te informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español (España). Lo pueds cambiar haciendo clic en el triángulo de la derecha.

Hay más elementos configurables en la revisión ortográfica y gramatical que puedes cambiar desde botón Archivo > Opciones y allí seleccionar el apartado Revisión. Por ejemplo, cómo desactivar la opción de revisar mientras escribes que ya vimos en un tema básico. 

Panel Gramática.

Este panel tiene las mismas opciones que el menú contextual, podrás Omitir o Cambiar, en la parte inferior del panel hay una explicación sobre por qué Word lo ha considerado un error.
 

• Una vez finaliza la revisión de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el siguiente:

Si modificas el documento podrás revisarlo de nuevo y las omisiones realizadas se pasarán por alto y volverán a identificarse como errores.

Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una acción en Word, y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botón Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas en alguna corrección, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la acción, para luego proseguir con la revisión.

5.3 Auto-corrección

Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y  ofrece la posibilidad de realizar tus propias correcciones.

Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiará automáticamente por u once. O bien, si detecta que empiezas una frase con minúscula, la cambiará por mayúscula.

Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas:
- Por una parte es una forma cómoda de automatizar la corrección en errores que sueles cometer frecuentemente.
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiará automáticamente una palabra sin que te des cuenta y es posible que no te interese en algún caso en concreto. Por eso no es muy recomendable automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no tengas apenas control de lo que estés escribiendo.

Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal es mirar la pantalla a la vez que escribes para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado. Si te falta práctica para ello, es posible que te interese desactivar esta opción de corrección.

Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorrección según tus intereses. Para hacerlo:

1. Elegir la pestaña Archivo > Opciones.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo. Allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión.
3. Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección....

• Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activas esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula.

Por ejemplo: Corregir DOs MAyúsculas SEguidas se corregiría a: Corregir Dos Mayúsculas Seguidas.

• Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.
• Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayúscula.
• Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana.
• Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas.
• Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vez en la imagen. Por ejemplo, si la palabra cuanto va detrás de una exclamación va siempre con tilde.

Si quieres puedes Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones.

- Para reemplazar algún término por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el listado y pulsar Agregar.

- Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.

Por ejemplo, podrías agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por Organización de las Naciones Unidas.

• También tienes disponible el botón Excepciones... que te permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorrección.

Por ejemplo, puedes especificar No poner mayúsculas después de determinadas palabras, agregándolas a una lista para evitar que en esos casos se aplique la regla, como puedes ver en la imagen.

Tienes otras dos pestañas para asignar excepciones en otros casos.

5.4. Más funciones de revisión. Sinónimos y traducción

Además de la corrección de textos, Word consigue facilitar tu trabajo a la hora de la redacción y ayudarte a crear documentos de bien elaborados. Para ello, te ofrece los sinónimos, la traducción y una serie de fuentes de información y consulta.

Pueden resultar muy útiles, especialmente si dispones de conexión a internet, ya que en tal caso también podrás consultar contenidos de la red directamente en Word.