Unidad 4: Guardar y abrir documentos

4.1 Guardar y guardar como 

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaña Archivo, o bien el icono  de la barra de acceso rápido.

- Al utilizar el comando Guardar como, Word que te permite elegir el dispositivo donde vas a guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo que harás será guardar las modificaciones realizadas en él en un archivo diferente. De este modo podrás conservar el original y la copia modificada por separado.

Guardar como:

En esta pantalla se puede elegir la ubicación (dispositivo) y la carpeta donde vas a guardar el archivo.

El dispositivo más utilizado es la opción Este PC. También puedes elegir otras ubicaciones como OneDrive. Si haces clic en Agregar un sitio te mostrará otra pantalla para elegir entre SharePoint y OneDrive. También puedes elegir otras ubicaciones en la web.

Una vez elegida la ubicación puedes elegir una carpeta dentro de esa ubicación. 

- Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono  no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle.

En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra. Aun así, aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta:

- Dónde se guarda

- El nombre del archivo

- El tipo del archivo

¿Cómo elegir estos parámetros?:

• Dónde se guarda:

En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que estés situado, en este caso Documentos. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.

Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la primera vez que guardas un documento y cuando pulss el botón Examinar la carpeta que se muestre sea la que está destinada por defecto a guardar los documentos. 

Una forma de explorar carpetas es desde el título superior, en la imagen Este equipo > Documentos. Para ello, deberías pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submenú en cuál te quieres situar.

Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.

• El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guardas un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento.

• El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

Normalmente por defecto será Documento de Word, pero desde el menú despegable podemos elegir otros tipos,por ejemplo, guardar una copia en formato PDF.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que quieres guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro de diálogo avisando, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones:

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estés guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le des otro nombre al archivo que estas guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estas guardando al que ya existía, es decir, tendrás los dos archivos combinados en un solo archivo.

Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

• Guardar y sincronizar

Si el documento está guardado en OneDrive, el icono Guardar tendrá esta forma  que te indica que al guardar se sincronizará con OneDrive. Es decir, que los cambiós realizados en el archivo estén disponibles para cualquiera que acceda a él desde otra ubicación a trevés de OneDrive.

• Herramientas.

Junto al botón Guardar encontrarás la opción Herramientas. Si haces clic en ella, verás que se abre un menú que te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad de red en vez de en tu equipo. También puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones generales, Opciones Web y Comprimir imágenes.

•  La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de diálogo también puede variar de las imágenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versión de Windows, sino que es algo fácilmente personalizable: se trata de las Vistas.

Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrará un submenú que te permitirá seleccionar cómo visualizar los elementos. Dependiendo de tu versión de Windows, las vistas disponibles serán unas u otras, pero las opciones son muy similares:

A la izquierda, las vistas en Windows Vista, en el centro en Windows 7, y a la derecha, las vistas en Windows 10.

La vista más útil normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos (como su fecha de creación o modificación, etc.) y además te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de diálogo del ejemplo.

Ahora para Guardar como hay que realizar tres clics, como mínimo, mientras que en la versión de Word 2010, se podía hacer con un sólo clic. Aunque lo puedes hacer pulsando F12 para abrir el cuadro de diálogo directamente.

4.2 Abrir un documento

Si acabas de abrir Word veras una pantalla con los documentos usados recientemente, puedes hacer clic en uno de ellos para abrirlo. En otro caso caso pulsa sobre el icono

En ese caso y también si utilizas el comando Abrir de la pestaña Archivo, verás una pantalla similar a esta.

Desde aquí puedes abrir uno de los documentos recientes haciendo clic en la lista de la parte derecha. Si el documento que quieres abrir no aparece entre los documentos recientes haz clic en una de les opciones de la parte central, OneDrive, Equipo, ...

Para buscar en el disco duro pulsas en Este PC y se abrirá una pantalla similar a la que aparece para Guardar, desde ella elige la carpeta donde quieres buscar y se abrirá un cuadro de diálogo similar al siguiente.

También puedes abrir este cuadro de diálogo desde el documento pulsando CTRL+F12 sin pasar por la pantalla anterior.

Si el documento que quieres abrir está en la lista que se te muestra basta hacer doble clic sobre él para abrirlo. 

• Búsqueda del archivo dentro de una carpeta.

Este cuadro de diálogo es similar al del comando Guardar. El cuadro Nombre y el desplegable de tipo de archivo te ayudan a encontrar el archivo que quieres abrir.

Obviamente, al abrir un archivo no deseas nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo. De modo que el cuadro de Nombre de archivo te permite acotar la búsqueda en la carpeta en que estés situado. Si escribes v, se desplegará una lista con los archivos que empiecen por v que te permitirá hacer clic en él directamente. Ésto es útil en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.

Haz clic en el botón Abrir.

También el desplegable de tipo de archivo te ayuda a encontrar un archivo determinado. Si eliges un tipo en concreto ocultará todos los archivos que no se correspondan con el elegido. Por defecto se muestran Todos los documentos de Word, pero podrías, por ejemplo, elegir Documentos de Word 97-2003 para mostrar únicamente los que tengan el formato antiguo.

 Si no estas seguros de en qué carpeta está el archivo lo mejor es que utilices el buscador que encontrarás en la parte superior derecha del cuadro de diálogo.

Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas están unas dentro de otras, en orden jerárquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Documentos, deberás situarte en la carpeta padre Documentos y utilizar el cuadro de búsqueda, ya que este incluye las subcarpetas en su ámbito de búsqueda.

4.3 Eliminar y recuperar archivos 

Desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como puedes borrar un archivo o carpeta que esté listado. Para ello harás clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento y elegirás la opción Eliminar. O bien lo seleccionas y pulsas la tecla SUPR.

Pero, ¿y si lo borras por error y quieres recuperarlo?

•  En los sistemas Windows los elementos eliminados se envían a una papelera. Para restaurar un archivo o carpeta, simplemente debes recuperarlo desde ésta.

1. Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de reciclaje. 
2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYÚS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botón secundario del ratón sobre uno de los elementos seleccionados y elige Restaurar en el menú contextual.

Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lístalos en vista Detalle y fíjate en la ruta que aparece en la columna Ubicación original antes de restaurarlos, ya que es ahí donde lo guardará.

• Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los archivos por este método.