Unidad 5: Ortografía y Gramática

5.1 Revisar mientras se escribe

De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en azul. Lo hará a medida que vayas escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa. Word no podrá detectar errores gramaticales hasta que la frase esté acabada, por ejemplo, con un punto.

Éstas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimes el documento no se imprimirán.

Para corregir el error debes colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que te permitirá elegir una de las palabras sugeridas.

•  Ortografía. En este caso, para el error jugete nos ofrece este menú contextual.

 Vez que hay varias sugerencias para corregir el error: juguete, jubete y juguetee. Deberás hacer clic sobre la que te interese. Esta es la forma básica de corregir nuestros documentos.

Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encuentras otras opciones interesantes:

- Omitir todo: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estás utilizando nombres propios o marcas comerciales que no están incluidos en el diccionario. En tal caso, debes omitir el error. Si quieres que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, debes seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podrás omitir todas, sino que deberás Omitir una vez. Sin embargo esta opción no aparece en el menú contextual, para poder usarla deberás abrir el panel Ortografía pulsando F7.

- Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada.
Puedes agregar palabras al diccionario si estas seguros de su existencia. Por ejemplo, términos científicos que no suelen estar contemplados.
O bien, por motivos prácticos. Si utilizas constantemente el nombre de la empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los documentos.

• Gramática. En el ejemplo la palabra sugerida frente al error gramatical es Este, con lo que la frase quedaría "Este autobús ... "

La opción Omitir una vez, con el significado que ya has visto, y la opción Gramática ... que abre el panel de gramática que verás a continuación.

Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. Ésto se debe a que, al abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su contenido. Si utilizas Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no te interesará tener activa la corrección. En ese caso es mejor que la desactives.

5.2 Forzar la revisión. Paneles 

Si no quieres ir cambiando cada una de las palabras manualmente, puedes recurrir a forzar la revisión una vez hayas terminado de escribir. Lo haras desde la pestaña Revisar > grupo Revisión > opción Ortografía y gramática, o bien pulsando la tecla F7.

Word comenzará a efectuar la revisión ortográfica y cuando encuentre un posible error se detendrá y lo mostrará en el panel Ortografía o en el panel Gramática para que escojas la opción más correcta, de forma similar a como acabas de ver con el menú contextual, la diferencia es que en el panel hay más opciones disponibles.

Panel ortografía.

En la parte superior del panel, el título del panel: Gramática. A continuación aparece la palabra causante del error, en el ejemplo, jugete.

En la siguiente línea aparecen los botones Omitir, Omitir todo y Agregar (al diccionario). El significado es el mismo que el del menú contextual.

Debajo hay una zona que contiene una lista con las palabras más parecidas que ha encontrado Word en sus diccionarios. En muchos casos, como en este, dentro de esta lista se encontrará la palabra correcta (juguete). En este caso el error era que faltaba la u.

Para cambiar la palabra errónea por la sugerida únicamente debes asegurarnos de que esté seleccionada la que deseas aplicar y pulsar uno de los dos botones siguientes Cambiar o Cambiar todo. La mayoría de veces la primera opción será la correcta, de modo que ni siquiera tendrás que molestarte en seleccionar la palabra.

Cambiar: Cambia sólo el error en la posición del documento que estas viendo, es decir, corrige el error una vez.

Cambiar todo. Cambia el error a lo largo de todo el documento que estas viendo, es decir, corrige el error todas las veces que se haya producido.

Más abajo aparece el icono de un altavoz, al pulsarlo se oye una voz pronunciando la palabra.

En la parte inferior te informa del idioma que se está utilizando en la corrección, en este caso, el Español (España). Lo pueds cambiar haciendo clic en el triángulo de la derecha.

Hay más elementos configurables en la revisión ortográfica y gramatical que puedes cambiar desde botón Archivo > Opciones y allí seleccionar el apartado Revisión. Por ejemplo, cómo desactivar la opción de revisar mientras escribes que ya vimos en un tema básico. 

Panel Gramática.

Este panel tiene las mismas opciones que el menú contextual, podrás Omitir o Cambiar, en la parte inferior del panel hay una explicación sobre por qué Word lo ha considerado un error.
 

• Una vez finaliza la revisión de todo el documento, se muestra un mensaje de aviso como el siguiente:

Si modificas el documento podrás revisarlo de nuevo y las omisiones realizadas se pasarán por alto y volverán a identificarse como errores.

Ten presente que cada una de las correcciones realizadas se asumen como una acción en Word, y por lo tanto son susceptibles de ser deshechas con el botón Deshacer o las teclas CTRL+Z. Por ello, si te equivocas en alguna corrección, no te preocupes, puedes cerrar el cuadro y deshacer la acción, para luego proseguir con la revisión.

5.3 Auto-corrección

Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y  ofrece la posibilidad de realizar tus propias correcciones.

Por ejemplo, si detecta que escribes o once, lo cambiará automáticamente por u once. O bien, si detecta que empiezas una frase con minúscula, la cambiará por mayúscula.

Esta herramienta es un arma de doble filo y como todo, presenta ventajas y desventajas:
- Por una parte es una forma cómoda de automatizar la corrección en errores que sueles cometer frecuentemente.
- Pero por otra hay que ir con cuidado porque en ocasiones Word cambiará automáticamente una palabra sin que te des cuenta y es posible que no te interese en algún caso en concreto. Por eso no es muy recomendable automatizar demasiado los errores, porque puede ocurrir que al final no tengas apenas control de lo que estés escribiendo.

Para tener un mayor control de las correcciones que Word hace de forma automatizada, lo ideal es mirar la pantalla a la vez que escribes para detectarlas a tiempo y no fijar la vista en el teclado. Si te falta práctica para ello, es posible que te interese desactivar esta opción de corrección.

Sea como sea, lo mejor es configurar la autocorrección según tus intereses. Para hacerlo:

1. Elegir la pestaña Archivo > Opciones.
2. Aparecerá un cuadro de diálogo. Allí seleccionar en el menú de la izquierda, Revisión.
3. Hacer clic en el botón Opciones de Autocorrección....

• Corregir DOs MAyúsculas SEguidas. Si activas esta casilla cuando aparezcan dos mayúsculas seguidas al principio de una palabra Word sustituirá la segunda mayúscula por una minúscula.

Por ejemplo: Corregir DOs MAyúsculas SEguidas se corregiría a: Corregir Dos Mayúsculas Seguidas.

• Poner en mayúscula la primera letra de una oración. Pone en mayúscula la primera letra después de un signo de puntuación que indique el final de una oración, como por ejemplo un punto, un final de interrogación, etc.
• Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas. Cuando hay texto en una celda hace que empiece por mayúscula.
• Poner en mayúscula los nombres de días. Pone en mayúscula los nombres de los días de la semana.
• Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS. Cuando encuentra una palabra con la primera letra en minúscula y las siguientes en mayúsculas la cambia por la primera en mayúscula y las siguientes en minúsculas y desactiva el bloqueo de mayúsculas.
• Reemplazar texto mientras escribe. Al activar esta casilla sustituye las palabras de la columna Reemplazar por las palabras de la columna Con. De esta forma se pueden corregir errores como los que vez en la imagen. Por ejemplo, si la palabra cuanto va detrás de una exclamación va siempre con tilde.

Si quieres puedes Agregar o Eliminar algunas de estas sustituciones.

- Para reemplazar algún término por otro, insertarlos en las cajas de texto disponibles sobre el listado y pulsar Agregar.

- Para eliminarlo, seleccionarlo en el listado y pulsar Eliminar.

Por ejemplo, podrías agregar que cada vez que encuentre las siglas O.N.U. las reemplace por Organización de las Naciones Unidas.

• También tienes disponible el botón Excepciones... que te permite especificar unas excepciones a algunas opciones de Autocorrección.

Por ejemplo, puedes especificar No poner mayúsculas después de determinadas palabras, agregándolas a una lista para evitar que en esos casos se aplique la regla, como puedes ver en la imagen.

Tienes otras dos pestañas para asignar excepciones en otros casos.

5.4. Más funciones de revisión. Sinónimos y traducción

Además de la corrección de textos, Word consigue facilitar tu trabajo a la hora de la redacción y ayudarte a crear documentos de bien elaborados. Para ello, te ofrece los sinónimos, la traducción y una serie de fuentes de información y consulta.

Pueden resultar muy útiles, especialmente si dispones de conexión a internet, ya que en tal caso también podrás consultar contenidos de la red directamente en Word.

Unidad 4: Guardar y abrir documentos

4.1 Guardar y guardar como 

Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como... de la pestaña Archivo, o bien el icono  de la barra de acceso rápido.

- Al utilizar el comando Guardar como, Word que te permite elegir el dispositivo donde vas a guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo que harás será guardar las modificaciones realizadas en él en un archivo diferente. De este modo podrás conservar el original y la copia modificada por separado.

Guardar como:

En esta pantalla se puede elegir la ubicación (dispositivo) y la carpeta donde vas a guardar el archivo.

El dispositivo más utilizado es la opción Este PC. También puedes elegir otras ubicaciones como OneDrive. Si haces clic en Agregar un sitio te mostrará otra pantalla para elegir entre SharePoint y OneDrive. También puedes elegir otras ubicaciones en la web.

Una vez elegida la ubicación puedes elegir una carpeta dentro de esa ubicación. 

- Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono  no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle.

En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra. Aun así, aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta:

- Dónde se guarda

- El nombre del archivo

- El tipo del archivo

¿Cómo elegir estos parámetros?:

• Dónde se guarda:

En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que estés situado, en este caso Documentos. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido.

Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la primera vez que guardas un documento y cuando pulss el botón Examinar la carpeta que se muestre sea la que está destinada por defecto a guardar los documentos. 

Una forma de explorar carpetas es desde el título superior, en la imagen Este equipo > Documentos. Para ello, deberías pulsar la flecha negra que separa cada nivel de carpetas y elegir en el submenú en cuál te quieres situar.

Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo.

• El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento.

Cuando guardas un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento.

• El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior.

Normalmente por defecto será Documento de Word, pero desde el menú despegable podemos elegir otros tipos,por ejemplo, guardar una copia en formato PDF.

Cuando ya existe un archivo con el nombre que quieres guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro de diálogo avisando, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones:

1. Reemplazar el archivo existente. El archivo anterior desaparecerá y será sustituido por el nuevo que estés guardando.

2. Guardar cambios con un nombre diferente. Se mostrará de nuevo el cuadro de diálogo Guardar como, para que le des otro nombre al archivo que estas guardando.

3. Combinar cambios en un archivo existente. Se añadirá el archivo que estas guardando al que ya existía, es decir, tendrás los dos archivos combinados en un solo archivo.

Un truco: Pulsa la tecla F12 para abrir de forma más rápida cuadro de diálogo Guardar como.

• Guardar y sincronizar

Si el documento está guardado en OneDrive, el icono Guardar tendrá esta forma  que te indica que al guardar se sincronizará con OneDrive. Es decir, que los cambiós realizados en el archivo estén disponibles para cualquiera que acceda a él desde otra ubicación a trevés de OneDrive.

• Herramientas.

Junto al botón Guardar encontrarás la opción Herramientas. Si haces clic en ella, verás que se abre un menú que te permite conectar a una unidad de red para guardar un archivo en una unidad de red en vez de en tu equipo. También puedes acceder a las Opciones al guardar, Opciones generales, Opciones Web y Comprimir imágenes.

•  La forma en que se visualizan los archivos y carpetas en el cuadro de diálogo también puede variar de las imágenes del curso a tu caso particular. Pero en este caso no se debe a la versión de Windows, sino que es algo fácilmente personalizable: se trata de las Vistas.

Haciendo clic en el icono de Vistas se mostrará un submenú que te permitirá seleccionar cómo visualizar los elementos. Dependiendo de tu versión de Windows, las vistas disponibles serán unas u otras, pero las opciones son muy similares:

A la izquierda, las vistas en Windows Vista, en el centro en Windows 7, y a la derecha, las vistas en Windows 10.

La vista más útil normalmente es Detalles, porque muestra listadas las propiedades de los archivos (como su fecha de creación o modificación, etc.) y además te permite ordenar los archivos por cualquiera de estas propiedades, haciendo clic sobre su encabezado. Es la vista que vemos en el cuadro de diálogo del ejemplo.

Ahora para Guardar como hay que realizar tres clics, como mínimo, mientras que en la versión de Word 2010, se podía hacer con un sólo clic. Aunque lo puedes hacer pulsando F12 para abrir el cuadro de diálogo directamente.

4.2 Abrir un documento

Si acabas de abrir Word veras una pantalla con los documentos usados recientemente, puedes hacer clic en uno de ellos para abrirlo. En otro caso caso pulsa sobre el icono

En ese caso y también si utilizas el comando Abrir de la pestaña Archivo, verás una pantalla similar a esta.

Desde aquí puedes abrir uno de los documentos recientes haciendo clic en la lista de la parte derecha. Si el documento que quieres abrir no aparece entre los documentos recientes haz clic en una de les opciones de la parte central, OneDrive, Equipo, ...

Para buscar en el disco duro pulsas en Este PC y se abrirá una pantalla similar a la que aparece para Guardar, desde ella elige la carpeta donde quieres buscar y se abrirá un cuadro de diálogo similar al siguiente.

También puedes abrir este cuadro de diálogo desde el documento pulsando CTRL+F12 sin pasar por la pantalla anterior.

Si el documento que quieres abrir está en la lista que se te muestra basta hacer doble clic sobre él para abrirlo. 

• Búsqueda del archivo dentro de una carpeta.

Este cuadro de diálogo es similar al del comando Guardar. El cuadro Nombre y el desplegable de tipo de archivo te ayudan a encontrar el archivo que quieres abrir.

Obviamente, al abrir un archivo no deseas nombrarlo de ninguna forma, sino seleccionarlo. De modo que el cuadro de Nombre de archivo te permite acotar la búsqueda en la carpeta en que estés situado. Si escribes v, se desplegará una lista con los archivos que empiecen por v que te permitirá hacer clic en él directamente. Ésto es útil en carpetas que contienen gran cantidad de archivos.

Haz clic en el botón Abrir.

También el desplegable de tipo de archivo te ayuda a encontrar un archivo determinado. Si eliges un tipo en concreto ocultará todos los archivos que no se correspondan con el elegido. Por defecto se muestran Todos los documentos de Word, pero podrías, por ejemplo, elegir Documentos de Word 97-2003 para mostrar únicamente los que tengan el formato antiguo.

 Si no estas seguros de en qué carpeta está el archivo lo mejor es que utilices el buscador que encontrarás en la parte superior derecha del cuadro de diálogo.

Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas están unas dentro de otras, en orden jerárquico. De modo que si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Documentos, deberás situarte en la carpeta padre Documentos y utilizar el cuadro de búsqueda, ya que este incluye las subcarpetas en su ámbito de búsqueda.

4.3 Eliminar y recuperar archivos 

Desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como puedes borrar un archivo o carpeta que esté listado. Para ello harás clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento y elegirás la opción Eliminar. O bien lo seleccionas y pulsas la tecla SUPR.

Pero, ¿y si lo borras por error y quieres recuperarlo?

•  En los sistemas Windows los elementos eliminados se envían a una papelera. Para restaurar un archivo o carpeta, simplemente debes recuperarlo desde ésta.

1. Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de reciclaje. 
2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYÚS si son consecutivos.
3. Una vez seleccionados haz clic con el botón secundario del ratón sobre uno de los elementos seleccionados y elige Restaurar en el menú contextual.

Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a restaurar, lístalos en vista Detalle y fíjate en la ruta que aparece en la columna Ubicación original antes de restaurarlos, ya que es ahí donde lo guardará.

• Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los archivos por este método.

Unidad 3: Edición básica (I)
3.1 Intro de datos

• En el documento puedes definir qué texto es el título, cuál el subtítulo, y cuál los párrafos de contenido. Ésta distinción no es únicamente estética, sino que ayuda a Word a hacerse una idea de la estructura del documento y esto a la larga te ayudará en tu trabajo. Un documento bien estructurado siempre es más sencillo de manejar, facilitando por ejemplo la posterior creación de índices.

Desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, encontrarás un cuadro que te permite elegir el tipo de texto que vayas a introducir.

De este modo, si pulsas Título 1 y a continuación escribes algo, se considerará que el texto introducido es un título. 

Al pulsar INTRO, Word asumirá que quieres cambiar de elemento y pasará al formato Normal. Pero siempre puedes cambiarlo, por ejemplo, para elegir insertar un Título 2 (que supone un nivel más bajo en la jerarquía estructural) para incluir un subtítulo.

Si quieres que un determinado texto se tenga en cuenta como párrafo, deberás elegir el estilo Párrafo.

• Word hace los saltos de página automáticamente pero si algún momento quieres realizar un salto de línea de forma voluntaria, lo puedes hacer con la combinación de teclas MAYÚS+INTRO. También se pueden insertar de forma manual si queremos pasar a la página siguiente aunque no hayamos llegado al final, desde la pestaña Insertar > grupo Páginas > opción Salto de página. 

 A primera vista el resultado será el mismo que si pulsaras simplemente INTRO, pero no es así. Si pulsas INTRO lo que Word interpreta no es un salto de línea, sino la intención de empezar un nuevo párrafo.

• La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante saltos de línea o mediante párrafos. La encontrarás en la pestaña Inicio > grupo Párrafo. Tiene el siguiente aspecto: . Si la utilizas, el documento se llenará de marcas como las que ves en la imagen.

Fíjate que, además de los saltos de línea y los cambios de párrafos también se muestran otros símbolos como un punto medio que señala que hay un espacio separando las palabras, o una marca de salto de página.

Para ocultar de nuevo estas marcas debemos pulsar de nuevo el botón .

• Un problema frecuente al que se enfrentan las personas que están iniciándose en la utilización de Word es saber cómo afrontar las acciones que Word realiza sin previo aviso ni autorización. Por ejemplo, si tratas de escribir una nota aclaratoria y empiezas un párrafo con el asterisco (*) y a continuación un espacio y texto:

Word automáticamente dará por sentado que lo que quieres hacer es crear una lista, y que estás utilizando el asterisco como viñeta.

Esto tiene varias implicaciones. El asterisco será substituido por un punto y el texto tendrá una tabulación, por lo que no estará al mismo nivel que el resto.

En estos casos, debes pulsar el pequeño icono flotante en forma de rayo que aparece junto al texto. Al hacerlo se desplegará un menú que te permitirá deshacer la acción de Word si va en contra de tus intereses.

3.2 Insertar Símbolos

En tal caso debes ir a la pestaña Insertar > grupo Símbolos.

El botón Ecuación te permitirá acceder a una herramienta específica que facilita la inserción de ecuaciones.

Desde el botón Símbolo, en cambio, accederás a caracteres especiales como símbolos monetarios, el símbolo del copyright o de registro, etc. Si no encuentras el que necesitas en el submenú que se despliega, haz clic en Más símbolos.... Se abrirá una ventana como la siguiente:

El funcionamiento es muy sencillo: al hacer doble clic sobre un símbolo, o seleccionarlo y pulsar el botón Insertar, se incluirá en el documento allí donde esté situado el punto de inserción. La ventana no se cerrará hasta que pulses Cancelar o Cerrar, de esta forma te permitirá insertar varios símbolos sin tener que abrir cada vez la ventana.

Los símbolos disponibles dependen del tipo de fuente que se utilice, por ello podrás cambiar la fuente en el desplegable Fuente de la parte superior. Luego, podras seleccionar en desplegable Subconjunto el tipo de símbolo que buscas, para filtrar el resultado.

Un truco: Si un símbolo lo utilizas con regularidad, selecciónalo y observa las teclas que lo insertan automáticamente en la zona inferior. Así no tendrás que recurrir cada vez al cuadro de diálogo. Por ejemplo, en la imagen hemos seleccionado el símbolo del euro (€), las teclas son ALT+CTRL+E. Si te resulta compleja esa combinación, la puedes cambiar por otra desde el botón Teclas....

3.3 Desplazarse por un documento 

• Desplazamientos cortos dentro de una misma pantalla:

Con el ratón. Desplazar el cursor del ratón hasta el punto elegido y hacer clic, el punto de inserción se colocará en ese lugar. En la pantallas táctiles, en lugar de utilizar el ratón puedes tocar con el dedo.

Con las teclas de dirección. Las teclas izquierda/derecha desplazan el punto de inserción una posición a la izquierda/derecha, y las teclas arriba/abajo desplazan el punto de inserción una línea arriba/abajo. La tecla FIN te lleva al final de la línea y la tecla INICIO al principio de la línea.

Combinación de teclas:

Para desplazarse	Presione las teclas
Una palabra a la izquierda	CTRL + flecha izquierda
Una palabra a la derecha	CTRL + flecha derecha
Un párrafo arriba	CTRL + flecha arriba
Un párrafo abajo	CTRL + flecha abajo

• Desplazamientos a lo largo de todo el documento:

Teclas AvPág y RePág. Estas teclas avanzan y retroceden una pantalla completa. Observa que no es lo mismo una pantalla que una página. El tamaño de la pantalla lo limita el monitor mientras que la longitud de la página tu la defines. 

Combinación de teclas:

Para desplazarse	Presione las teclas
Una página adelante	CTRL + AvPág.
Una página atrás	CTRL + RePág.
Al principio del documento	CTRL + Inicio
Al final del documento	CTRL + Fin

Nota: En los teclados en inglés las teclas tienen otros nombres: Inicio=Home, Fin=End, AvPág=Pup, RePág=Pdn

• Mediante las Barras de desplazamiento.

Las barras de desplazamiento permiten moverte a lo largo y ancho del documento de forma gráfica. La longitud de barra de desplazamiento vertical representa la longitud del documento y el cuadrado pequeño que hay en su interior representa la posición actual del punto de inserción. Puedes deplazarte de las siguientes formas:

- Haciendo clic en cualquier posición por encima/debajo del cuadro te desplazaras a una pantalla hacia arriba/debajo del documento.

- Arrastrando el cuadro te desplazaras proporcionalmente a la posición en la que lo muevas, por ejemplo, en un documento de 20 páginas si arrastras el cuadro hacia la mitad de la barra te colocaras en la página 10 aproximadamente.

- Mediante las flechas. Si haces clic en la flecha o triángulo de la parte  superior/inferior  te desplazaras una línea hacia arriba/abajo. Si mantienes pulsada la flecha te desplazaras línea a línea de forma rápida hasta que la soltemos.

- Mediante objetos de búsqueda. Las dobles flechas de la parte inferior de la barra de desplazamiento permiten desplazarte de acuerdo con el objeto que hayamos seleccionado, este objeto por defecto es la página, de forma que al hacer clic en la doble flecha  superior/inferior  te desplazaras una página arriba/abajo.

Haciendo clic en el botón central del círculo  puedes cambiar el objeto página por otros, como por ejemplo, notas al pie, comentarios, palabras, etc.

•  Las barras de desplazamiento horizontal.

Permiten desplazar el documento hacia la derecha y hacia la izquierda. Se utilizan menos porque es menos frecuente que el documento sea más ancho de lo que cabe en una pantalla.

•  Panel de navegación.

En la barra de estado, al hacer clic sobre la zona de la izquierda, donde aparece el número de página, se abre un panel de Navegación...

Tiene tres pestañas para navegar:

1. El índice con los títulos que se generan automáticamente al insertar títulos en el documento.
Haciendo clic en un apartado de ese índice te desplazaras a la parte del documento que lo contiene.
Si has utilizado versiones anteriores de Word (2003 o 2007), conocerás esta opción con el nombre anterior: Mapa del documento.

2. Por miniaturas de las páginas.

3. Por resultados de la búsqueda que has realizado. 

También puedes abrir el panel de navegación desde la pestaña Vista, opción Panel de navegación.

• Ir a.

Debes utilizar la opción Ir a para evitarte la molestia de buscar en todo el documento alguna palabra o frase. La encontraremos en la pestaña Inicio > grupo Edición > menú Buscar.

A la izquierda puedes seleccionar dónde quieres ir, y a la derecha especificar el valor. La opción más habitual es Página, aunque también podrías, por ejemplo, elegir un Título (definido como tal), un Comentario, etc. 

3.4 Seleccionar

El texto seleccionado se identifica claramente porque el fondo del texto seleccionado se muestra coloreado (normalmente en azul o negro).

Se puede seleccionar con el ratón y con el teclado: 

•  Ratón. Para seleccionar con el ratón hay dos métodos:

Arrastrando.
- Colocar el cursor al principio de la selección, presionar el botón izquierdo y, sin soltar el botón, mover el cursor hasta el final de la selección.

Haciendo clic y doble clic.
- Colocar el cursor en una palabra y hacer doble clic: la palabra completa quedará seleccionada.
- Colocar el cursor justo al inicio de la línea, veremos que el cursor cambia de forma y se convierte en una flecha , hacer clic y la línea completa quedará seleccionada; si hacemos dobleclic, el párrafo completo quedará seleccionado.
- Para seleccionar un gráfico o una imagen basta con hacer clic encima, el gráfico quedará enmarcado por un recuadro negro.

• Teclado

Para seleccionar	Presione las teclas
Un carácter a la derecha	Mayús. + flecha derecha
Un carácter a la izquierda	Mayús. + flecha izquierda
Palabra a la derecha	Ctrl + Mayús.+ flecha derecha
Palabra a la izquierda	Ctrl + Mayús.+ flecha izquierda
Hasta el final de la línea.	Mayús. + Fin
Hasta el principio de la línea.	Mayús. + Inicio
Una línea abajo	Mayús. + flecha abajo
Una línea arriba	Mayús. + flecha arriba
Hasta el final del párrafo	Ctrl + Mayús. + flecha abajo
Hasta el principio del párrafo	Ctrl + Mayús. + flecha arriba
Una pantalla abajo	Mayús. + AvPág
Una pantalla arriba	Mayús. + RePág
Hasta el final del documento	Ctrl + E

• Opción Seleccionar.

En la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Seleccionar, podrás desplegar un menú que te permitirá, por ejemplo, Seleccionar todo el documento de una vez.

3.5. Eliminar

Para borrar o eliminar lo seleccionado basta con presionar la tecla SUPR, otra forma de borrar sin seleccionar previamente es utilizando las teclas, como se indica en la siguiente tabla:

Para borrar	Presione las teclas
Un carácter a la izquierda	Retroceso (BackSpace)
Una palabra a la izquierda	Ctrl + Retroceso
Un carácter a la derecha	Supr
Una palabra a la derecha	Ctrl + Supr

Un truco: Para borrar una palabra errónea basta con hacer doble clic sobre ella para seleccionarla y pulsar la primera letra de la palabra correcta, automáticamente se borrará la palabra seleccionada y podremos seguir escribiendo en su lugar la palabra correcta.

3.6 Deshacer y rehacer 

• La última acción realizada.

Para deshacer la última acción realizada, pulsar el icono Deshacer,  de la barra de acceso rápido.

Otra forma más de deshacer es pulsar CTRL+Z.

• Las últimas acciones realizadas.

Si haces clic en el triángulo que hay a la derecha del icono deshacer , aparecerá una lista con últimas acciones para deshacer, colocando el cursor en esa lista podes deshacer varias acciones a la vez. Por ejemplo, al colocar el cursor en la tercera línea de la lista deshaceras tres acciones.

La lista te indica de forma abreviada cuales son las diferentes acciones que puedes deshacer, por ejemplo, Escritura "la", Escritura "el", Negrita.

•  Rehacer.

Utilizando el icono Rehacer , de la misma forma, puedes rehacer las acciones que acabas de deshacer. 

Otra forma de rehacer es pulsar CTRL+Y.

•  Repetir formato.

Cuando el botón Rehacer no está activo, en su lugar aparece el botón Repetit formato  que permite repetir la última acción de formato realizada. Este botón es útil si tienes que aplicar una acción a varias palabras distribuidas por distintas partes del texto.

3.7 Copiar, cortar y pegar

Mediante el ratón y los iconos en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio:

1. Seleccionar el elemento (carácter, palabra, párrafo,..) a copiar o cortar.
2. Hacer clic en el icono copiar  o cortar , .
3. Colocar el cursor en el punto de destino y hacer clic en el icono pegar. 

• Mediante ratón:

Seleccionar con doble clic, presionar el botón derecho, elegir  copiar o cortar, en el menú contextual ir a la posición donde vas a copiar o pegar, presionar botón derecho y elegir pegar.

• Con el teclado:

Primero, seleccionar el texto: con MAY+flechas, seleccionas letras, (con MAY+Ctrl+flechas, seleccionas palabras).

Segundo, copiar con Ctrl+C. Y por último, ir a la posición donde vas a pegar, pulsar Ctrl+V.

Cuando copiamos o cortamos, Word se lo guarda en el portapapeles, de esta forma disponemos de los últimas 24 elementos que hemos copiado y en cualquier momento podemos volver a copiar una de ellas.

3.8 Opciones de pegado 

Debajo del icono Pegar aparece una flecha. Si haces clic en ella se despliega una lista...

De izquierda a derecha, las opciones permiten:

- Mantener el formato de origen (opción predeterminada).

- Combinar formato.

- Mantener sólo texto, que copiará el texto, pero sin los estilos que tenga.

Al hacer clic en Pegado especial..., se abre una ventana...

En ella te permite elegir cómo pegar el elemento de entre distintos formatos. Por ejemplo, podrías convertir un texto que hayas copiado en formato HTML a formato RTF.

Esta ventana será diferente según el objeto que vayamos a copiar, texto, imagen, etc.
3.9 Buscar

Mediante el botón Buscar  puedes buscar texto en el documento.

Puedes ejecutarlo desde la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Buscar o con la combinación de teclas CTRL+B.

Se abrirá el panel de Navegación en el apartado Desplazarse por un documento. Este funcionamiento es algo distinto del que estaba vigente en anteriores versiones de Word.

En el cuadro de búsqueda de la zona superior del panel debes escribir el término que quieres localizar y pulsar INTRO.

Ten muy presente que Word buscará por defecto en todo el documento, excepto si hay una selección realizada. Si hay texto seleccionado buscará únicamente en la selección.

También es importante que tengas en cuenta que la búsqueda por defecto no es sensible a mayúsculas y minúsculas. Es decir, que si buscas el término apartado, también considerará como resultado válido Apartado. Si quieres que tu búsqueda sea textual, es decir, exactamente tal y como lo has escrito en la caja de búsqueda, deberás introducir el término entre comillas, así: "apartado". En el ejemplo de la imagen no obtendrías resultados, puesto que las 4 coincidencias están escritas con A mayúscula.

En el documento, como puedes apreciar en la imagen, se resaltarán los términos encontrados con un fondo amarillo. Además, Word nos situará en la página y posición donde se encuentre la primera coincidencia. Lo distinguirás porque la palabra, además de encontrarse con fondo amarillo, tendrá el fondo de selección azul. Es el caso de Apartado 1 en el ejemplo.

Puedes colocarte fácilmente en una de las coincidencias haciendo clic sobre ella en el panel de Navegación del lateral izquierdo. O bien, utilizando las flechas arriba y abajo para ir pasando de una coincidencia a otra, en orden de aparición.

3.10 Buscar y reemplazar 

Si lo que quieres hacer es reemplazar una palabra por otra tienes que utilizar el botón  Reemplazar.

Puedes ejecutarlo desde la pestaña Inicio > grupo Edición > opción Reemplazar, o con la combinación de teclas CTRL+L.

Cuadro de diálogo:

En el campo Buscar pondras la palabra o frase a buscar y en el campo Reemplazar con pondrás la palabra o frase que quieres que sustituya a la palabra buscada. Ahora podemos elegir una de las tres acciones que te permitirán los tres botones disponibles:

-Buscar siguiente:Busca la siguiente ocurrencia de la palabra a buscar.

-Reemplazar: Reemplaza la palabra encontrada y busca la siguiente ocurrencia.

-Reemplazar todos: Reemplaza todas las ocurrencias que encuentre automáticamente, sin preguntar cada vez. Al acaba te informa del número de ocurrencias que has reemplazado.

3.11 Las vistas 

Con la barra inferior puedes cambiar la forma en que visualizas el documento, o lo que es lo mismo, la vista  Desde esta barra tienes acceso a las vistas Modo lectura, Diseño de impresión y Diseño web.

Para acceder a todas las vista debes hacerlo desde la pestaña Vista > grupo Vistas de documento, que incluye Esquema y Borrador.

• Diseño de impresión. Es la vista predeterminada. En esta vista se pueden aplicar formatos y realizar la mayoría de las tareas habituales. Se ve tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.

• Modo lectura. Esta vista permite visualizar la página de una forma muy limpia, con pocos elementos para facilitar la lectura. En esta vista no se ven los los encabezados y pies de página. Si el espacio de la pantalla lo permite, muestra dos páginas por pantalla.

Esta pantalla de lectura tiene las siguientes tres características:

1. Cuando tienes la pantalla maximizada, ocupando todo el espacio, se mantiene una pantalla con los mínimos elementos para que la lectura sea más cómoda. Así en la parte superior se ve tan sólo una pequeña barra con cuatro botones tal como se muestra aquí 

El primer botón hace desaparecer la barra de estado y la barra superior se hace de color gris claro y con menos botones, como se ve a continuación. 

2. En la parte izquierda y derecha tiene unas flechas para retroceder y avanzar página. 

3. En la parte inferior la barra de estado cambia el diseño...

Tiene un botón blanco que permite desplazarse rápidamente por todo el documento y en la barra de estado desaparecen las indicaciones del idioma y del número de palabras.

Cuando cierras un documento en modo lectura y lo vuelves a abrir más tarde, Word te muestra un aviso por si quieres volver al punto exacto donde dejamos el documento.

Basta con hacer clic en este aviso para ir al punto donde habías dejado la lectura la última vez. Pasados unos segundos, el aviso se hace más pequeño.  Si no haces clic en el aviso, este desaparece al poco tiempo. Este aviso también aparece en las otras vistas.

• Diseño Web. Se utiliza para ver el aspecto de un documento Web tal y como se vería si lo publicáramos en un navegador web, como Chrome, Internet Explorer o Firefox .

• Esquema. En esta vista se puede observar y editar la jerarquía de los apartados que conforman el documento. Profundizaremos en esta vista a lo largo del curso.
• Borrador. En esta vista se optimiza el tamaño de la hoja y de las fuentes, para facilitar la lectura en pantalla. Se muestra con la misma longitud de línea que en la versión impresa, pero elimina elementos como gráficos, encabezados o pies de página.

 3.12 Ver varios documentos a la vez

En la pestaña Vista encuentras el grupo Ventana, que te ayudará a decidir cómo organizar las ventanas de Word en caso de que estes trabajando con más de un documento a la vez.

• El botón Cambiar ventanas despliega un menú con el nombre de cada uno de los documentos abiertos, permitiéndote elegir cuál quieres ver en primer plano.

• Al pulsar el botón Organizar todo se situará un documento sobre el otro, permitiéndote ver los dos de forma simultánea. Solo una de las ventanas es la ventana activa: la que tiene la barra de título más coloreada. 

Para hacer que una ventana se convierta en la ventana activa basta con hacer clic dentro del área de la ventana.

Puedes variar el tamaño y la posición de cada ventana a tu gusto:
- Para modificar el tamaño hay que situar el cursor en el borde de la ventana y arrastrarlo cuando tome forma de flecha bidireccional. Los bordes superior e inferior alterarán la altura, los bordes laterales la anchura y las esquinas ambas.
- Para cambiar la posición, arrastra la ventana desde su barra de título.